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Tech
Notes
技術專文

圖四、請購到付款之系統流程

JCAN solution summary

Vendor Quotation PR PO Acceptance Payment
Quali cation

SR
eQuotation PR ePO JCAN
vendor
Qualified
Vendor SR
pool ePO vendor JCAN
Manual
quotation PR
Non-ePO JCAN

Scenario Major JCAN solution

eQuotation • 完整驗收歷程
• 系統比對，扣除已驗收的項目/數量，計算金額
Manual quotation ePO • 完整驗收歷程
• 廠商提出請款金額，系統比對並規範金額上限

Non-ePO • 完整驗收歷程
• tsmc提出請款金額，系統比對並規範金額上限

成本控管之目標與改善重點。 過擴增系統處理能量，將所有透 核不易。此次，即重新蒐集各單位
過 ePO 取得訂購單之廠商（透過 需求項目，並依照採購類別屬性，
此外，搭配系統的整合作業，更加
supplier portal 處理 PO 的廠商）， 重新調整 PR 介面，使影響簽核之
入機制改善作業來健全整體採購
皆可在 supplier portal 開立服務報 主要判別欄位及附加檔案，統整位
流程( 如 圖四 )。第一步是針對請
表 (Service Report, SR) 提出請款申 於頁面整合總表與單一各表主功能
購 項 目 之 分 類 (PR category)， 建
請並附加相關請款文件，同仁只需 處，以協助簽核者在進行 PR 審核
立合格廠商清單；並於 PR/PO 架
在 JCAN 系統中確認廠商提付之資 作業時，能快速取得必要之判讀欄
構內建立檢查機制，於進行 PR/
料是否正確，即可進行後續 JCAN 位與附加檔案，以加速簽核作業之
PO 開立時，系統即會自動檢查並
驗收作業。 進行。此外，由於 PR/PO 系統中
提醒需求者或採購該廠商是否為合
除了請購品項、需求數量、交期等
格廠商，以減少錯誤下單之情況發 此外，新的 JCAN 系統會提供完整
需由需求者填寫外，還有部分需作
生。而在驗收程序改善作業方面， 的驗收歷程，包含驗收項目、金額
為採購分派、會計分類與入帳之欄
過 去 若 採 用 eQuotation 進 行 報 價 及付款狀態，同時提供人員異動表
位需由需求者填寫，以利後續程序
之採購作業，在廠商完成貨品入庫 單轉移機制與請假代理人功能。不
之進行。但就實際狀況而言，大多
(GR) 或工程進度後，會透過供應 但可降低比對 PO 與 JCAN 之工作
數需求者除對自身請購項目較為了
商 平 台 (Supplier portal) 開 立 服 務 負擔，提高付款正確性，更有助於
解外，並非全面理解採購分類與會
報 表 (Service Report, SR) 提 出 請 縮短廠商請款作業之程序時間。
計科目等欄位定義，故容易造成退
款申請，同仁即會收到 JCAN 通知
件與處理單位分派錯誤之轉單，進
以進行後續驗收與簽核作業。但非
而也拉長整體作業流程。且由於需
eQuotation 的採購項目，同仁則須 改善 PR/PO 過長 求者人數眾多，單透過推廣宣導並
啟動 JCAN 表單，自行填寫請款金 無法有效解決此類問題。故此次，
額，並附加廠商另行提供之驗收文 之作業時間
先透過採購品項之分類整理，建立
件作為請款附件。此舉不但增加同
與 採 購 人 員 (Purchasing group)、
仁之驗收步驟，並增加廠商資料往
而在分析 PR/PO 作業時間過於冗 採 購 分 類 (Material group)、 會 計
來之傳輸數量，進而造成請款作業
長之問題時，發現在進行 PR 簽核 科 目 (G/L Account Number)、 驗
之時間增加。
時，因目前系統架構限制，無法完 收 方 式 (Acceptance method, By
為了提高請款作業之程序效能，透 整呈現採購相關資訊，導致資料審 Qty/By Progress)、是否需要庫房
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