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Tech
Notes
技術專文
圖一、PR/PO/JCAN 作業流程
Purchasing Process
1. Initiate
User requirement
MM
2. Negotiate
price
Supplier 3. Issue
quotation
ACCT 1 Long PR/PO cycle time
2 No visibility of all JCAN under same PO to support review
3 Long queue / overdue JCAN pending payment
而就公司採購項目分類，歸屬於服
務採購的主要有廠務採購、IT 類
採購及一般事務性採購。此次專案
特別挑選此類採購流程進行系統重
整，主要是因為此類採購品項，遠
較機台等設備採購多且複雜，驗收
方式也多非僅靠單一收貨動作即可
完成，通常需整合數種物品之收貨
與工項始能逐步進行驗收。因此在
系統流程的設計勢必需要更精密的
步驟規劃，始能確保相關作業程序
進行順暢。故在 2014 年下旬，由
企業流程整合處與 IT 團隊主導，召
集相關使用單位，透過既有系統流
程之再檢視與討論，輔以問題分層
剖析等手法，聚焦需強化改善之節
點，進行服務採購流程的調整與作
業系統再進化。
現有 PR/PO/JCAN
作業流程檢視與
定義主要問題
目前公司內部的採購流程，主要
分為三個階段 ( 如 圖一 )：申請者
填 寫 請 購 單 (Purchase request,
PR) 提 出 採 購 需 求 及 品 項， 採 購
負責對外採購之採購單 (Purchase
Order, PO)，需在收貨或工作完成
52
9. Agree with 2 10. Approve 2 3
amount by Mgr.
2 3
4. Issue PR 8. Receive 11. Postpone
JCAN
JCAN
12. Transfer 3 8
JCAN
1
5. Issue PO &
de ne JC/AN 7. Con rm GR
6. Deliver 13. Issue
goods/service invoice
14. Execute
payment
End
後，由庫房進行貨品入庫 (Good 時間大幅增加之問題。
Received) 作業或由使用單位進行
雖 然PR與PO已 在2007年 完 成
工作完成驗收作業 (Job Complete
ePR/PO 系統電子化整合作業，但
& Acceptance Notice, JCAN)。首
JCAN 系統仍掛在 OA Notes 平台
先在請購單轉換為採購單之過程
上，與 ePR/PO 沒有直接的系統
中，由需求者或使用單位提出採購
連結，故無法於系統呈現 PO 之完
需求，同時需提供工作範疇說明與
整驗收資訊。使使用者在廠商完成
相關規範，並透過採購請廠商提出
工作進行系統驗收時，無法直接於
報價；或針對內容較為簡易的工作
系統畫面看到之前驗收的資訊，必
範疇，直接請廠商同步報價給採購
須再進入歷史資料頁面逐筆找出該
與需求者，以利後續採購議價程序
PO 驗收紀錄，以確認該次驗收並
之進行。接著，需求者再依據報價 未與過去範疇重複或不連接。但由
單開立請購單，進行施作範疇與施 於操作程序複雜，並非大部分使用
作金額授權簽署。依金額授權層級 者皆完全瞭解操作方式。甚至由於
與資本、費用分類程序完成請購單 既有 JCAN 系統是以使用者為權限
( 以下簡稱為 PR) 簽核後，即由系 控管之根源，故在人員異動而未移
統自動將 PR 轉發至採購進行後續 轉 JCAN 簽核權限時，接續之使用
採購單 ( 以下簡稱為 PO) 下單之作 者亦無法看到或查詢先前之驗收資
業。 料。
透過跨組織的流程檢視與討論，我 因既有 JCAN 系統，資料顯示不
們發現既有系統主要存在三大問 充足且與 PR/PO 串接不完整，不
題：PR 及 PO 作業時間過長；PO 僅增加同仁資料查詢之困難，的確
與工作完成驗收作業 ( 以下簡稱為 也造成數筆重複付款之事件發生。
JCAN) 資訊連結不完整；JCAN 與 故在問題層析的流程中發現，整合
實際付款資訊查詢及控管不易。而 JCAN 與 PR/PO 系 統， 可 能 是 本
透過使用者意見收集與分析，我們 專案首要必須進行的工作。此外，
發現這些問題的產生原因，有大部 又於討論中發現，現有系統報表
分是與目前系統架構有關。如 PR 功能不足，無法快速提供未完成之
審核作業時間過長，大部分可歸責 JCAN 作業金額、時間與項目，造
於既有系統欄位無法明確呈現採購 成 JCAN 作業控管不易，導致部分
品項、廠區、成本中心與屬性，而 承攬商之付款因使用者作業疏忽而
造成簽核者判讀資料之負擔與簽核 延遲，不但提高公司應付帳款管理